Checklista inför att du anlitar en webbyrå

Vad kostar det att anlita en webbyrå?

I den här artikeln får du en praktisk checklista på vad du bör tänka på inför att du anlitar en webbyrå. Vi kommer bl a att gå igenom budget, kravspecifikation, målsättning, målgrupp och tidplan.

Dina chanser att lyckas med det du gör är alltid större om du förberett dig väl. Det gäller även när du ska inleda ett samarbete med en webbyrå. Ju bättre förberedda både uppdragsgivare och webbyrå är, desto smidigare kommer projektet att kunna genomföras.

Att använda en checklista är ett bra sätt att förbereda sig inför projektstarten. Checklistan bör man egentligen gått igenom redan innan man gör en offertförfrågan. Genom att följa den här checklistan kan du se till att du som är uppdragsgivare och webbyrån som är uppdragstagare får en bra och professionell relation och ett välfungerande samarbete.

Budget

Innan du påbörjar arbetet med att begära en offert från en webbyrå bör du ha gjort upp en preliminär budget. Hur mycket pengar är du beredd att satsa på en ny webbplats? En viktig aspekt av budgeten är löpande underhåll och förändringar efter att webbplatsen är färdig. Snarare än att se en webbplats som en engångsutgift bör du avsätta ett belopp för införskaffandet och ett annat belopp för de löpande kostnaderna. En webbplats blir inte effektiv om du inte fortsätter att utveckla den och lägga till relevant innehåll även efter den stora lanseringsdagen.
Det är bra om du är tydlig med budgeten när du kontaktar webbyrån. Då vet de vad som är realistiskt att åstadkomma för den summa du avsatt. Om webbyrån är en bra samarbetspartner kan de föreslå vilka alternativ som finns utifrån den budget som du har.

En fullständig kravspecifikation

Som uppdragsgivare behöver du redan från början vara tydlig med hur mycket designarbete du förväntar dig. Om det räcker med en startsida och en standardiserad sidmall. Detta är inte en ovanlig brief. Men kanske behöver din webbplats flera olika sorters sidtyper och layouter.

Som exempel: ska presentationen av återförsäljare vara en sida där du skriver in återförsäljarna med namn och kontaktuppgifter som i ett word-dokument? Eller ska det kanske vara en autogenererad lista ur en databas som visas på en karta som går att växla till Google Street View? Ska medarbetarsidan vara en enkel lista med namn och telefonnummer eller ska den vara en elegant layout med foto, titel och namn som har koppling till medarbetarnas LinkedIn-profiler?

Om du kommer på att du vill ha eller behöver särskilda lösningar efter att arbetet påbörjats kommer det att påverka den tid som webbyrån behöver lägga ner och projektet blir dyrare. Därför är det i ditt eget intresse att ha en så tydlig bild som möjligt innan du börjar.

Ett sätt att komma runt det här problemet är att dela upp projektet i två. Ett projekt handlar om att föreslå och göra skisser på en fantastisk ny webbplats. Ett annat projekt handlar om att bygga webbplatsen. Då kan du först be om ett pris på den “fantastiska webbplatsen” och få idéer till din kravspecifikation. Sedan kan du be om att pris på att bygga den fantastiska webbplatsen och webbyrån kan sätta ett pris utifrån det och ni kan dra ifrån och lägga till bland de saker som kräver extra arbete tills ni hittat den ideala mixen av vad som skulle kunna göras och vad du faktiskt kan finansiera.

En tydlig beskrivning av vad webbplatsen ska fylla för funktion och vilka mål den har

Oavsett om det gäller traditionell kommunikation som annonser och broschyrer eller en webbplats, har alla kommunikationsbärare en uppgift som de ska lösa. Det är bra om du som uppdragsgivare har tänkt igenom och formulerat vad webbplatsen är till för. Ska den generara nya kunder? Serva befintliga kunder? Bygga ditt varumärke? Oftast är det en mix av alla dessa saker, men vad är den primära uppgiften? På vilket sätt kommer webbyråns kompetens och erfarenhet av visuell kommunikation och digitala medier bäst att kunna användas till din nytta?

En tydlig beskrivning av målgrupp och marknad

Det är viktigt att du för webbyrån kan beskriva din målgrupp och den marknad eller bransch som du verkar inom. I den här grenen är du utan tvekan experten och du kan förmedla värdefull information om det tonfall och de värderingar som man bör ha i åtanke när man kommunicerar.
En webbplats som riktar sig till tonåringar bör vara annorlunda än en som riktar sig till småbarnsföräldrar. Om du har en detaljerad bild av din målgrupp och marknad och kan förmedla den till webbyrån har de bättre förutsättningar att hitta rätt anslag i kommunikationen och i slutänden ge dig mer värde för de pengar du lägger på dem.

Deadline

Även om det inte är bråttom är det viktigt att ha en deadline för att projektet ska skötas effektivt. Om det inte är ett väldigt litet projekt kan det vara bra för dig och webbyrån att bestämma vid vilka tidpunkter olika delsteg i arbetet ska vara färdigt.

Bilder

Du bör ha din logotyp tillhands i vektorformat. Det är vanligen EPS-filer från Adobe Illustrator som kan sparas som .eps eller .ai. Vektorgrafik är ett filformat som innebär att motivet kan göras större eller mindre utan att skärpa och kvalitet går förlorad. Det gör det också möjligt att använda transparens. JPEG-filer är inte vektorformat, ger sämre kvalitet och kan inte användas om en designer ska lägga in logotypen i skisser med för olika storlekar och bakgrundsfärger.

Om du har bildmaterial (foton) bör du ha sammanställt högupplösta versioner av detta. Det ger designern möjlighet att göra utsnitt, storleksförändra och optimera bilderna.

Bilder och text i sin slutgiltiga form

Text, fotografier, illustration och annat material som byrån behöver ska helst överlämnas till byrån innan arbetet börjar. Det beror helt enkelt på att det kostar mycket tid och resurser om byrån behöver vänta på material halvvägs genom projektet. Allt material bör lämnas över i sin slutgiltiga form utan att ändringar sedan behöver göras längs vägen. Ändringar som görs efter att designarbetet påbörjats kommer att innebära merarbete och kosta mer tid och pengar.
Exempel på företagets tidigare kommunikation

Om du har lagt ner tid och pengar på att ta fram material som visitkort, broschyrer, e-postkampanjer och en tidigare webbplats är det bra att låta webbyråns designer få en chans att titta på detta. Även om ni skulle ha bestämt att den nya designen inte ska anpassas efter tidigare manér, eller även om det inte ens finns något manér eller grafisk profil, så är det värdefullt för designern att få en helhetsbild av er kommunikation. Det kan också vara bra som diskussionsunderlag för vad som varit bra/dåligt eller lyckat/misslyckat med tidigare kommunikationsmaterial. Det är slutsatser som kan vara värdefulla för designern att ta med sig in i det nya projektet.

Avhandla listan vid första mötet

Det här kanske tycks vara en omfattande lista, men samtliga punkter kan snabbt avhandlas under det första mötet då ni diskuterar förutsättningarna och ger en brief.
Finns det någon punkt som du skulle vilja lägga till listan? Hör av dig i diskussionsfältet här nedanför!